Die Kunststiftung NRW ist die größte unabhängige Kulturstiftung des Landes und fördert Projekte in den Bereichen Bildende Kunst, Musik, Performing Arts und Literatur aus Nordrhein-Westfalen.

Für unser Teamsekretariat suchen wir ein kommunikationsstarkes Organisationstalent. Bei Ihnen laufen alle Fäden zusammen: Ob Büroorganisation, administrative Aufgaben oder die Unterstützung bei Projekten – Sie behalten den Überblick und sind Anlaufstelle innerhalb der Kunststiftung für Kolleg:innen, Gäste und Dienstleistende.

Ihre Aufgaben:

• Kommunikationsschnittstelle und Ansprechpartner:in für Vorstand, Team, Gäste, Dienstleistende und Projektpartner:innen
• Empfang und Betreuung von Gästen und Koordination von Dienstleistenden
• Betreuung der Telefonzentrale und des zentralen E-Mail-Postfachs
• Verantwortung für Postein- und -ausgang
• Pflege des Content-Management-Systems/ Key-User (Antrags-/ Gremienportal, Verteiler, Mailings und Dokumente) und Ansprechpartner:in bei technischen Fragen
• Organisation, Vorbereitung und Pflege von Besprechungsräumen (Präsentationstools, Webkonferenzen (Teams und Zoom), Catering und Getränke etc.) in Absprache mit dem Vorstandssekretariat
• Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen, Jubiläen, Teamevents
• Vertretung und Unterstützung des Vorstandssekretariats und Vertragswesens
• Unterstützung des Teams bei administrativen Tätigkeiten (z.B. Recherchen, Reports, Präsentationen, Protokolle und ggf. Reisebuchungen)
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Getränken und Snacks
• Verantwortung für Organisation und Pflege des Archivs
• Unterstützung bei der Verwaltung der Presseverteiler (CMS), Recherche neuer Kontakte

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Organisieren und Strukturieren eines Büros
• freundliches, offenes Auftreten und Einfühlungsvermögen
• sehr gute digitale Fähigkeiten, sicher in MS Office (Outlook, Word, Excel PowerPoint) und Erfahrung mit CMS-Systemen
• ausgeprägte Serviceorientierung kombiniert mit Herzlichkeit und Empathie
• Erfahrungen in der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• sehr gute sprachliche Fertigkeiten (Deutsch und idealerweise Englisch)
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit dem Blick für "das Ganze"
• hohes Maß an Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft

Wir bieten:

• eine engagierte und kollegiale Teamatmosphäre und eine wertschätzende Unternehmenskultur
• spannende und abwechslungsreiche Aufgaben in einem zukunftsorientierten Stiftungsbetrieb
• eine leistungs- und anforderungsgerechte Vergütung
• 30 Tage Urlaub pro Jahr und die Möglichkeit, Überstunden durch Freizeitausgleich abzubauen
• Arbeitsort: Düsseldorf
• Stundenumfang: Vollzeit, unbefristet

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ihre Unterlagen reichen Sie bitte bis zum 4. Januar 2026
ausschließlich per E-Mail an Carolin Knaust: bewerbung@kunststiftungnrw.de